Riprendiamo le fila dell’analisi iniziata nello scorso post di questo blog e continuiamo a parlare di efficienza e produttività di uno Studio professionale. Questa volta ci soffermiamo su alcuni dettagli che riguardano l’analisi della produttività ed in particolare sulle caratteristiche e i vantaggi di un’analisi fatta ex-ante e quelli di un’analisi consuntiva.
Partiamo da una premessa: è importante impostare un sistema di analisi che, oltre a una visione analitica, permetta anche la rappresentazione e la successiva lettura per indicatori sintetici collegati alle aree strategiche dello Studio. Uno sforzo fatto nella direzione di un’estrema analiticità andrebbe a scapito di una visione complessiva, ben più difficile da mettere a fuoco e della fruibilità dei dati emersi.
Detto questo, l’analisi ex ante è rappresentata dal rapporto tra l’onorario chiesto al Cliente e le ore dedicate allo stesso per svolgere le prestazioni concordate; chiaramente in sede preventiva il numero di ore rappresenterà una previsione, un benchmark al quale rimanere il più possibile allineati (magari prendendo come riferimento le medie statistiche del settore o, ancor meglio, quelle dello Studio medesimo). Come sappiamo la dinamica di un rapporto di consulenza può portare a modifiche anche sostanziali dei tempi e delle modalità di lavoro. L’analisi preventiva, se così possiamo chiamarla, rappresenta comunque uno strumento per capire, in caso di scostamenti, se le cause sono di natura economica (tariffa bassa, mancata valorizzazione di alcune attività, anche nella percezione del Cliente stesso) o di natura operativa (sottostima dei tempi).
La produttività possiamo misurarla ex-ante ed ex-post: non si tratta di due analisi alternative, ma di due modi di vedere a uno stesso processo, quello di erogazione dei servizi e della consulenza.
Diverse sono anche le azioni da intraprendere, nell’uno o nell’altro caso: si potrebbero adeguare le tariffe, valorizzare prestazioni occasionali prima non specificate, mettere in atto azioni di riorganizzazione, ridefinire l’interpretazione del servizio da parte del Cliente, migliorare i carichi di lavoro all’interno dello Studio. Se disponessimo, come nel nostro caso, di adeguati strumenti di Controllo di gestione, andando ad analizzare il contributo generato da ognuno del Clienti, ci potremmo accorgere con immediatezza del rischio (e , quindi, si potrebbe intervenire con altrettanta tempestività), di una probabile sperequazione. Nella maggior parte dei casi, infatti, ci saranno Clienti a cui è associata un’alta produttività e altri in cui, al contrario, è molto bassa; di solito, questo comporta il rischio che si inneschi una mutualità dove la marginalità di alcuni soccorre gli insoddisfacenti risultati di altri.
L’analisi ex post invece si basa su di una precisa rilevazione delle attività all’interno dello Studio e degli onorari effettivamente applicati. Per il tipo di analisi a cui abbiamo accennato anche nei nostri precedenti post, la misurazione deve considerare tutte le ore lavorate (produttive, ovvero per il Cliente direttamente e improduttive, cioè quelle di formazione, organizzazione e di attività che hanno ricadute sulla generalità dei Clienti). La corretta attribuzione delle ore al Cliente è necessaria per evitare di giungere a conclusioni che, più che scorrette, potrebbero risultare illusorie e fuorvianti.
L’analisi della produttività di uno Studio è un procedimento che si connota per una dimensione economica e per una operativa: entrambe richiedono scrupolo e attenzione nella loro rilevazione.
